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电子邮件的写作规范有哪些

时间:2021年10月21日 15:38   作者:知识网   出处:原创

自动回复与阅读回执,包括信纸,都是在为阅读你邮件的人制造不必要的麻烦。

电子邮件

1、什么情况用email

相比电话,email的优点是,我们可以重复的阅读这些文字,另外往来的信件还可以成为沟通的证据。但是对方回信可快可慢,人家不回你也没办法。所以,急需对方回应的事情,最好打电话,或者一个电话配合一封email。

2、to,cc,bcc(收信人,抄送,暗抄)

email和手机短信最大的区别是什么?

手机短信只有正文,没有头信息(headerinformation)。Email在正文前面,有from,to,cc,bcc等一堆字段,这都是干啥的呢?from和to大家都知道,就不说了。cc和bcc的对象,也会收到信。cc呢,中文翻译成抄送,顾名思义,这信不是给你写的,抄一份给你过目下,也就是知会的意思。

cc这个缩写事实上来源于carboncopy。啥叫carboncopy呢?过去没有复印机,人们同一封信想写两份怎么办呢?用复写纸,对吧。carboncopy大概就是这个意思。bcc呢,中文翻译成暗送,blindcarboncopy。收信人,能够看到这封信to谁cc谁,但看不到bcc的对象。

to,cc和bcc怎么用呢?咱们举个例子说:比如我想追一个女生,发信问她同意不同意(这只是一个例子,根据前面的论述,这个场合显然不适合用email)。同时呢,还有一个女生在追我,我不从;还有一个兄弟,躲在幕后帮我策划,是我的参谋。这个场合,我就应该to这个意中人,因为这封信是要她采取行动的(告诉我你从不从);然后我要cc给追我的女生,因为不需要她采取行动,但我要知会她这件事;最后呢,我要bcc给狗头军师兄弟,因为我当然要让他了解这件事,同时又不能让收信人知道他的存在。用好to,cc,bcc,可以省好多话,明眼人一看就知道发信人的意图。

3、replytoall,forward(回复全部,转发)

收到一封信,有reply(回复)和replytoall(回复全部)的选项。reply会把回信发给from的那一个人,而replytoall呢,会把回信寄给from,to,cc的所有人。这是一个很方便又很敏感的功能。有些信to的名单里有几十,甚至上百人。你的回信,跟他们每个人都相关么?或者说,他们每个人都希望收到你的回信么?如果不是,那么请不要replytoall。我见过有些组织,to几十人的信,就有四五个人不断用replytoall聊天,实际上是在这几十人的信箱里刷屏版聊。

换位思考下,不是每个人收件箱里都只有你这一个组织的信,不是每个人都像你们几个一样喜欢自己的信箱变成bbs。在确认所有人都接受这种行为之前,请不要这么做!

反过来说呢,如果你想给几十甚至上百人同时发信时,可以把这些人都放进bcc列表,然后在信件的正文开头,写明白to谁cc谁。这样就不怕喜欢replytoall的人了,因为bcc的名单是不会呈现给收件人的,他replytoall也只能回信给你一个人。forward的功能是把邮件(包括其附件)转发给其他人。但是使用fwd也要注意,考虑一下是否原来的发信人就不愿意这封信的内容给你想转发的人知道,那么从诚信以及专业的角度上来说,就不应该把信转发给第三方。

4、标题(主题)

一封email的标题很重要,不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象,更因为一两个月过后,如果收信人想查找关于某件事的旧信,他首先会从搜索/归类标题入手。

换位思考一下,不是每个人的信箱里,都像你只有这么少的信,有些人就是靠email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题,有些朋友想起给谁发信说件新的事,懒得重新写信找地址簿,就直接回复人家上回发给你的一封信,这都是很不好的习惯。

一个标题,就好像bbs上的一个主题楼一样,一定要专楼专用。在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定,并且进行标识(在Outlook中,重要性高的邮件是感叹号,重要性低的邮件是向下的箭头)。这样做的目的是让收信人了解这封信的轻重缓急,当他有很多邮件需要处理的时候,可以帮助他提高效率。

5、正文正文的要求就三点,语言得体、内容清晰、保持冷静。

语言得体,比如你求素未谋面的师兄师姐帮忙,就应该先问个好寒暄几句,称赞对方名声在外,然后再切入主题,最后询问对方是否有空帮这个忙?如果直接就说有这么一事你干不干吧,要决定干就抓紧,deadline回头我再通知你,这就不大合适。事情复杂的时候,内容一定要写清晰,这不是写小说,能分段、分条,尽量不要一大坨字写在一起。

保持冷静是什么意思呢?工作生活中,都会有很多人很多事让你不爽,带着这种不爽的心情,你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后,百分之九十的可能,第二天你再翻出这封信会后悔不已,我TMD昨天怎么能这么说话呢?!最要命的是,email是可以保存的,这样的信可能给你带来不必要的麻烦。

记得GE一个关于email的指导上写,发信之前闭上眼睛想想,如果这封信转天发表在纽约时报的头版头条,你会不会觉得很尴尬?如果会,请不要把它发出。正文的格式也应该值得注意,比方商务上的邮件往来,就需要比较正式,全文尽量不要用超过两种字体,超过两种颜色,并且段落分明,条分缕析。

6、签名档

这东西我过去也不注意,但其实还是有点用的。首先,把你的姓名、单位、头衔、联系方式写在签名档里,它能够告诉对方你是谁,有了它,你正文可以少写一两段话。另外呢,签名档写上一句比较有特点的话,能够帮助收信人对发信人产生一种印象。

7、附件要起一个合适的文件名,别人下载后,不用另起名了。

8、尽可能不用带背景的信纸,节约带宽,而且正常收集的图片默认是不显示的。

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